De afdeling transport is het interne transportbedrijf van PostNL. “Wij zeggen zelf altijd: transport is de olie in de machine van de organisatie”, zegt Van Scherpenzeel. “Wij zorgen voor het halen van pakketten bij onze klanten, bijvoorbeeld webshops, en rijden die naar onze sorteercentra. Daarnaast wisselen we ook de pakketten uit tussen onze eigen locaties. Een pakket vanuit Goes in Zeeland gaat niet in één keer naar de consument in Groningen. Daar zitten één of meerdere schakels tussen. Van de orders die wij binnenkrijgen proberen wij ‘behapbare’ ritten te maken. Sinds dit jaar gebruiken wij daar slimme algoritmes voor in de planning die de orders aan elkaar knopen. Hierdoor kan een chauffeur de ritten goed en efficiënt uitvoeren. Zo houden de planners tijd over om te optimaliseren.”

Proces snappen en meedenken

In dit proces is een grote rol weggelegd voor finance, dat dicht tegen de business aan zit. Van Scherpenzeel is de afvaardiging van finance in het managementteam transport. Dat managementteam bestaat verder uit een algemeen manager en ook eindverantwoordelijken onder meer voor de operatie, planning en het inkoopproces. “Als financial moet ik de cijfers snappen, maar het is net zo belangrijk te begrijpen hoe het logistieke proces eruitziet. Ik moet in staat zijn om mee te denken met alle keuzes die op tafel liggen bij het managementteamoverleg. Als we een nieuwe vrachtwagen nodig hebben, wat zijn dan de beste opties? Welke brandstof kiezen we? En: hoe draagt die brandstofkeuze bij aan onze duurzaamheidsdoelstelling? Finance speelt een grote rol bij de besluitvorming over deze vragen. Met de proceskennis, de financiële kennis en de impact die de keuzes hebben op het reilen en zeilen van de organisatie, is finance een sparringpartner van de business.”

“Transport is de olie in de machine van onze organisatie.”

52 meetmomenten

Elke week schuift Van Scherpenzeel aan bij het managementteamoverleg om de cijfers van de week ervoor te bespreken. “Die cijfers gebruiken we om voor de volgende week de juiste keuzes te maken. Daarin heeft finance een centrale rol. Dat maakt mijn rol als senior business controller ook heel interessant en dynamisch. Wij kijken niet alleen terug, maar wij gebruiken de cijfers vooral om vooruit te kijken en daarmee de belangrijke thema’s steeds op tafel te leggen. Wij hebben 52 momenten in het jaar waarop wij de cijfers gebruiken om te sturen. Dat verhoogt de snelheid waarmee we als bedrijf naar links of rechts kunt bewegen. Deze meetmomenten gebruiken wij ook in onze forecastmodellen die op basis van statistiek de kosten per pakket voorspellen.”

Een gigantische piek

Als gevolg van de coronacrisis nam het online bestellen van producten een enorme vlucht. Pakketdiensten, zoals PostNL, hadden in deze periode te maken met een constante piek. Nu zijn ze weer terug bij de traditionele piekmomenten. Daaronder de laatste zes weken van het jaar. Te beginnen met Black Friday, gevolgd door Sinterklaas, Kerst en nieuwjaar. Daar tussenin zit ook nog Cyber Monday en dat wordt steeds populairder. Van Scherpenzeel: “Het is een gigantische piek. De volumes op liggen op sommige dagen meer dan vijftig procent hoger dan op reguliere dagen in het jaar. Het is een mega-uitdaging voor de operatie om te zorgen dat we soepel door die periode heen bewegen. Dat de klant er geen hinder van ondervindt en zijn of haar pakket op tijd in huis heeft.”

Voorspelbaarheid

Een projectteam houdt zich het hele jaar bezig met de laatste weken van het jaar. De volumes zijn dermate hoog dat de organisatie goed voorbereid moet zijn op die piek. Van Scherpenzeel: “De grootste voorbereiding zit in het voorspellen. Wij weten de capaciteit van ons netwerk en op basis daarvan voeren we gesprekken met de onze klanten. Zo proberen we steeds tastbaarder te maken hoeveel volume er gaat komen in de piekperiode. Als je de volumes weet, weet je bijvoorbeeld ook hoeveel vrachtwagens je nodig hebt. Dat spel vraagt een nog kritischere houding van finance. De operatie moet als vanzelfsprekend goed verlopen, maar het is altijd de vraag wat het ons gaat kosten. En: wat gebeurt er als we bepaalde volumes niet halen? Wij worden gedwongen om in scenario’s te denken. Het is eigenlijk een capaciteitsmanagementvraag.”

“Wij willen voorkomen dat wij een beschikbare capaciteit optuigen voor honderdduizend pakketten en dat er vervolgens maar vijftigduizend komen. Dan heb je een heel duur proces. Anderzijds: als je een capaciteit optuigt voor honderdduizend pakketten en er komen honderdvijftigduizend pakketten, dan is dat financieel wel gunstig. Maar dan zijn er veel ontevreden klanten omdat zij langer op hun pakket moeten wachten. Je moet daarin de juiste balans vinden. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat de volumeverwachting één van de moeilijkste aspecten is. Het komt grotendeels neer op consumentengedrag en dat is lastig te sturen. Wat proberen vooral te waarborgen dat de overcapaciteit die we nodig hebben in de piekperiode zo optimaal mogelijk is.”

“Wij willen voorkomen dat wij een beschikbare capaciteit optuigen voor honderdduizend pakketten en dat er vervolgens maar vijftigduizend komen.”

Grote uitdaging

Voor de operatie zijn de laatste zes weken van het jaar het meest uitdagend, maar voor finance ligt dat anders, zegt Van Scherpenzeel. “De periode is niet uitdagender dan elders in het jaar. Alleen is de impact groter. De rol van finance om te zorgen dat de capaciteit en de vraag in balans zijn met elkaar, speelt het hele jaar. Echter, het volume is dusdanig hoger, dat de impact van afwijkingen ook veel groter is. Op jaarbasis heeft de periode een grote invloed op het resultaat. Dat maakt het uitdagend. Veel hangt af van hoe goed de voorspellingen zijn. Als je in de loop van de maand merkt dat de werkelijke volumeaantallen in lijn liggen met de voorspellingen, dan ontstaat er een bepaalde rust in de organisatie. Bij grote afwijkingen, ontstaat onrust en dat wil je voorkomen.”

De laatste weken van het jaar zijn dus niet de meest uitdagende weken van het jaar voor finance, maar wel de mooiste weken. Van Scherpenzeel: “Het zijn deze momenten waarop de organisatie haar kracht laat zien. In de samenwerking van de commerciële met de operationele afdeling, de samenwerking van finance met de rest van de organisatie en de samenwerking met HR die druk bezig zijn met de werving van personeel. Alle neuzen staan in deze periode dezelfde kant op en dat maakt het één van de leukste tijden van het jaar. Op deze momenten merk ik dat finance heel dicht tegen de business aan zit en niet vanuit een ivoren toren af en toe maar wat cijfers geeft. Wij streven allemaal hetzelfde doel na om een pakket op tijd bij de consument te krijgen.”