XONAR biedt specialistische hulp bij opvoedings- en opgroeiproblemen aan gezinnen in Limburg. Daarnaast is het de grootste pleegzorgaanbieder in Zuid-Limburg. De organisatie biedt opvang en hulpverlening aan vrouwen, (ex-)partners en kinderen die te maken hebben of hebben gehad met geweld, al dan niet huiselijk. En het biedt beschermde opvang aan alleenstaande minderjarige vreemdelingen die slachtoffer zijn van mensenhandel of mensensmokkel.

De wervelwind waar de organisatie in zit, zoals Kokol het typeert, komt voort uit het feit dat het sinds 2019 grote verliezen maakt. “Toen ik hier in januari 2022 begon lagen er wel de contouren voor een plan van aanpak waardoor we weer zwarte cijfers konden gaan schrijven, maar concreet werd er nog niets ondernomen. We hebben een eerste plan van aanpak na mijn komst gezamenlijk opgesteld. In 2022 werd besloten dat XONAR in trede 3 van het draaiboek ‘Continuïteit Jeugdzorg’ zou worden ingeschaald. Dat na overleg met de jeugdautoriteit, de gemeentes en XONAR. Na de komst van een nieuwe bestuurder, in september van dat jaar, zijn we begonnen met het schrijven van een herstelplan.”

Intensief traject

Meer dan twee maanden werd er fulltime gewerkt aan het herstelplan en in december 2022 bood de organisatie een plan van meer dan honderd pagina’s aan aan de zestien Zuid-Limburgse gemeentes. Kokol: “Wat volgde was een lang traject van gesprekken en wachten. Op 30 juni van dit jaar kregen wij het bericht dat de verschillende wethouders de financiële steun aan onze organisatie steunden. In oktober volgden de laatste goedkeuringen van de zestien gemeenteraden. Het was een enorm spannend en intensief project.”

Een wringende schoen

Tussen alle hectiek door veranderde de 37-jarige Kokol in het voorjaar ook nog van functie en ging ze aan de slag als directeur control en bedrijfsvoering. Vanuit die rol heeft zij nauw contact met de gemeenten. Ze zorgt er op strategisch gebied voor dat de juiste keuzes worden gemaakt. “Wij hebben absoluut de financiële steun nodig van de gemeentes om de lijn naar boven weer in te zetten, maar wij moeten zelf ook intern naar oplossingen kijken. Hoe kunnen wij zorgen dat onze productiviteit omhooggaat en we ook nog steeds de zorg kunnen bieden zoals we die willen leveren? Daar wringt de schoen. Wij krijgen namelijk voor een gemiddeld tarief de zorg die wij bieden vergoed, maar de kinderen die wij behandelen behoren tot de zwaarste groep in de open jeugdzorg. Dat resulteert erin dat bepaalde businesscases niet meer kostendekkend zijn en we dus ook een reorganisatie moesten inzetten. Met pijn in het hart moeten wij afscheid nemen van honderd fte’s. Dat is flink aandeel op een totaal van zeshonderd fte’s.”

Kokol ziet dat de organisatie goede stappen zet, maar ze is ook realistisch. “We zijn er absoluut nog niet, maar we zien inmiddels wel een verbetering. We hebben een nieuw besturingsmodel neergezet met minder managementlagen. Samen met de directeur zorg, de bestuurder en de bestuurssecretaris staat er een goed team om de reorganisatie in goede banen te leiden. In die reorganisatie zit ook een cultuuromslag. Dat gaat gewoon tijd kosten.”

Veranderen en verbeteren

Na het afronden van haar RC-opleiding was Kokol op zoek naar een nieuwe uitdaging en bij die zoektocht koos ze bewust voor de zorg. “Ik ben bij meerdere zorgorganisaties op gesprek geweest. Het merendeel van die organisaties had alles fantastisch op orde. Die hadden genoeg geld en alles liep op rolletjes. Daar ben ik niet van. Ik wil dingen veranderen en verbeteren. Op de winkel passen is niets voor mij. Ik zeg wel eens voor de grap tegen mijn man ‘onder elke mat die ik optil, zit wel iets verstopt.’ De basis moest verder op orde worden gebracht. De rekeningen werden uiteraard wel voldaan en de jaarrekeningen werden opgesteld, maar intern was er bij de bedrijfsvoering, zowel bij het primair proces als bij de ondersteunende diensten, enorm veel te doen.”

De opdracht was duidelijk toen Kokol bij XONAR aantrad. “Ik heb meerdere gesprekken gevoerd over de te varen koers. Hoe staan we er nu voor? Waar willen we heen? Hoe komen we daar? Ik ben hier na mijn komst direct mee aan de slag gegaan. Om overal mijn stempel op te drukken. Om ervoor te zorgen dat wij de zorg kunnen blijven bieden en de organisatie kan blijven bestaan. Ik maak mezelf daarbij niet altijd geliefd, maar dat hoort erbij. Er moeten keiharde noten worden gekraakt. Goed communiceren is in dit proces absolute noodzaak. Elke maand zijn er medewerkersbijeenkomsten. Tijdens die bijeenkomsten nemen wij de medewerkers mee in de keuzes die wij maken en waarom wij die keuzes maken. Doet het pijn om die keuzes te moeten maken? Ja, dat doet pijn. Maar op deze manier proberen wij draagvlak te creëren en hen duidelijk te maken dat het soms moet gaan zoals het gaat.”

Probleemregio

Kokol is in de gelukkige omstandigheid dat ze haar kinderen de zorg en aandacht kan geven die ze verdienen. Tegelijkertijd beseft ze ook dat het geen vanzelfsprekendheid is dat alle kinderen die aandacht krijgen. “Wij zitten in een regio die de nodige problemen kent met werkloosheid, armoede en ontwrichtte gezinnen. Ik ben zelf ook niet in de allerbeste wijk van de regio geboren, maar mijn ouders hebben mij wel altijd alle kansen gegeven om iets van mijn leven te maken. Die kansen krijgen helaas niet alle kinderen in deze regio. Zij krijgen al snel een stempel dat het hen niet gaat lukken. Dat gaat mij aan het hart. Daarom vind ik het mooi dat wij met XONAR de kinderen die niet thuis kunnen wonen, kunnen opvangen. Door voor hen een liefdevol pleeggezin te vinden of hen in een leefhuis te plaatsen. Maar ook door de ambulante behandeling en begeleiding die wij bieden aan kinderen die hulp nodig hebben.”

“Ik maak mezelf niet altijd geliefd, maar dat hoort erbij.”

Koekjes bakken

Regelmatig gaat Kokol op bezoek bij een locatie van XONAR. Ze zoekt op die momenten bewust het contact op met de kinderen. “Ik was onlangs op een locatie en daar was een jongen van een jaar of drie die mij vroeg om samen met hem koekjes te gaan bakken. Ik was op weg naar een overleg, maar dat kon wel even vijf minuten wachten. Die paar minuten kunnen een dag van dat jongetje echt maken.”

Tot op de dag van vandaag is Kokol blij met de overstap naar de zorg. “Voorheen zaten we in een mooi kantoor, maar wij zitten nu op een plek waar de kinderen ook zijn. Niet meer zo chique. Echter, als ik in mijn kantoor uit het raam kijk, zie ik daar kinderen spelen. Dan zie ik waarvoor wij het doen. Dat vergeten wij als backoffice nog wel eens. Uiteindelijk zijn het de zorgmedewerkers in het veld die alles voor die kinderen doen. Als backoffice moeten wij de zorgmedewerkers zo goed mogelijk faciliteren om ervoor te zorgen dat zij hun werk kunnen uitvoeren.”

Energie

Kokol staat met haar team control en bedrijfsvoering voor een enorme opgave om XONAR weer in de zwarte cijfers te krijgen. Iets dat zij in 2024 hoopt te bereiken. “Ik haal daar de meeste energie uit. Maar die energie haal ik ook uit de leuke creaties die ik zie op onze locaties die de kinderen maken in het kinderatelier. We hebben ook op een van onze locaties een heel groot pleegzorgdepot. Het pleegzorgdepot zorgt voor allerlei spullen voor kinderen in zorg bij XONAR. Het is fantastisch om te zien hoeveel spullen daar door onze eigen collega’s en door externe partijen worden gedoneerd. Het is een enorm belangrijk onderdeel van de organisatie. Elke dag als ik daar rondloop ben ik weer enorm trots op wat wij bij XONAR doen. Ik verneem ook zo veel passie bij de managers bedrijfsvoering en de inhoudelijke behandelcoördinatoren. Wekelijks hebben wij op donderdagmiddag een overleg met het directieteam en het middenkader. Daar ervaar je de bevlogenheid om het nog beter te doen voor de kinderen.”

De directeur control en bedrijfsvoering hoopt met haar functie impact te maken. “Vanuit mijn eigen expertise. Ik kan namelijk niet voor de kinderen zorgen. Daarvoor ben ik niet in de wieg gelegd. Ik kan wel vanuit de faciliterende rol mijn stempel drukken en dat vind ik heel belangrijk.”